چندی پیش بود که برای تدریس دوره ای تحت عنوان «گزارش نویسی در روابط عمومی» دعوت شدم و مخاطب من، همکاران شریف دامپزشکی در اقصی نقاط استان بودند.

در این دوره بر حسب ضرورت و پرهیز از تکرار مکررات، بحث نحوه گزارش نویسی و تکنیک های مختلف آن را مورد بررسی قرار دادم و از جمله مواردی که طی کلاس به آن اشاره کردم؛ تولید گزارش های تحلیلی در راستای پیشبرد اهداف دامپزشکی در استان و کشور بود.

اما نکته ای که توجه خودم به آن جلب شد و سالیان سال است که شاهد آن هستم؛ نبود حوزه تحلیل آمار و تهیه گزارش بر مبنای آن در ادارات روابط عمومی سازمان های مختلف است.

از جمله مواردی که می شود بر اساس آن به تحلیل آمار اقدام کرد و از نتایج این تحلیل برای برنامه ریزی های مدیریتی استفاده کرد می توان به موارد زیر اشاره کرد؛

1. جمع آوری گزارش های ماهانه از تمام ادارات ستادی و شهرستانی و شکل دادن آنها در یک قالب واحد

2. تولید آمار مقایسه ای در بازه های 3، 6، 9 و 12 ماهه در مقیاس های شهرستان به شهرستان و استانی

3. بررسی و تحلیل آمار یادشده در بند قبل و مبنا قراردادن برای ارزیابی عملکرد ادارات ستادی و شهرستانی

4. تهیه آمار گذشته نگر به شکل های 1، 2، 3 و .... 9 و 10 ساله و تحلیل روند افزایش یا کاهش شاخص های مختلف مورد نظر دستگاه ها ... که یقینا با بررسی آمار گذشته نگر می توان به دلایل افزایش یا کاهش باین شاخص ها و ... پی برد و راهکارهای مناسب را جهت بهبود عملکرد پیش گرفت.

5. با تولید گزارش های تحلیلی با استناد به آمار چندساله می توان نسبت به برنامه ریزی دقیق در حوزه ها و بخش های مختلف اداری و ستادی اقدام کرد و نتیجه این برنامه ریزی را نیز با تحلیل نتایج حاصل از این برنامه بررسی کرد.

6. با استناد به این گزارش ها می توان نسبت به پیش بینی در خصوص وقایع مختلف رخدادها که طی سالیان قبل تکرار آن دیده شده پی برد و برنامه های پیشگیرانه را تدوین و ابلاغ کرد تا کمتر در معرض آسیب ناشی از این رخدادها قرار گرفت. مواردی نظیر طغیان بیماری ها، کاهش تولیدات زراعی و...

البته در این خصوص لازم است تا روابط عمومی با بهره مندی از توان کارشناسان مجرب سازمان بتواند بر مبنای مقتضیات و اولویت های سازمانی گزارش های آماری را جمع آوری کرده و با بهره مندی از تجارب این کارشناسان تحلیل های ارزشمندی را در هر حوزه خلق کند.

دکتر هادی زارعی

18 آذرماه 1403